8 De drijvende kracht

De rol van mens en cultuur in digitale transformatie. Hoe strategische personeelsplanning en standaardisering bijdragen aan een wendbare toekomst.

Mensen maken het verschil. Dat is de rode draad van vele digitaliseringstrajecten en de overtuiging van de winnaars van vandaag de dag. Overal zijn er individuen aan te wijzen die dit verschil hebben gerealiseerd. Wat hen onderscheidt van vele anderen is inhoud, doorzettingsvermogen, inzicht in risico’s en lef. Maar de hier genoemde kwaliteiten zijn vooral de kwaliteiten die nodig zijn voor de wereld van vandaag. Voor de wereld van morgen en overmorgen is daarnaast visie, leiderschap en overtuigingskracht nodig.

Strategische Personeelsplanning

Om inzicht te hebben in de werknemers van morgen en overmorgen is strategische personeelsplanning de basis. Daartoe moeten de strategische doelen vertaald worden naar benodigde capaciteit en kwaliteiten van mensen. Zo betekent extra aandacht voor veiligheidsvraagstukken als gevolg van bijvoorbeeld de opkomst van ‘quantum computing’ niet alleen dat er meer securityspecialisten moeten komen, maar dat ook de andere medewerkers meegenomen moeten worden in de uitdagingen van de nieuwe wereld, zodat zij tijdig kansen en risico’s identificeren. Mede daarom hebben alle organisaties in de toekomst meer mensen met IT-kennis en digitale vaardigheden nodig.

Naast groei in personeel is er op veel fronten ook sprake van efficiëntieslagen. De meeste lifecycle-matige upgrades hebben direct impact op het aantal beheerders. Zo leidt een upgrade van SAP ECC naar SAP S/4 HANA (SaaS) tot een potentiële afname van het aantal beheerders tot circa dertig procent. De achterliggende reden is dat meer zaken gedigitaliseerd zijn en dat er tegelijk ook minder maatwerk past in een S/4 HANA oplossing. Het is slechts een voorbeeld, maar over de grote lijn hebben de meeste upgrades van systemen een significante impact op hoeveel mensen er voor beheer nodig zijn.

Acht tot Tien Werkgevers per Carrière

Uitstroom van bestaand personeel is het derde hoofdelement. In een recent gesprek met ABN Amro zagen wij dat men het vinden van nieuw jong talent als gevolg van de hoge uitstroom zag als de grootste uitdaging van dit moment. Daarbij was het besef dat zelfs met de beste arbeidsvoorwaarden jonge mensen zich niet meer voor de lange termijn binden aan een baan. De verwachtte tijd dat een medewerker bij een werkgever blijft was volgens de bank circa vijf jaar. Dat heeft grote gevolgen voor organisaties, de arbeidsmarkt en voor de potentiële werknemers zelf. Mensen zullen naar verwachting over de looptijd van hun werkzame leven acht tot tien werkgevers hebben. Zet dat af tegen mensen die in de jaren ’30 van de vorige eeuw zijn geboren. Die hadden één tot twee werkgevers. Omdat er sprake is van een arbeidsmarkt waar tot het jaar 2100 sprake zal zijn van schaarste, betekent dit dat de beste mensen regelmatig weggekocht zullen worden.

Een ander element dat opkwam in het gesprek met deze bank is dat dat de manager voor het eerst in haar carrière leidinggaf aan vijf verschillende generaties werknemers. Ze had twintigers, dertigers, veertigers, vijftigers én zestigers die voor haar werkten. Elk generatie had eigen behoeften, talenten en aandachtspunten. Van dé werknemer was allang geen sprake meer.

Een goed strategisch personeelsplan brengt dan ook al deze aspecten samen. Essentieel is dat het geen kwestie van een eenmalige analyse is, maar van een voortschrijdend inzicht. De wereld om ons heen staat immers niet stil. Vandaag de dag zijn vaardigheden rondom kunstmatige intelligentie ‘hot’, morgen zijn dat misschien vaardigheden rondom videogeneratie of 3D imaging.

Mens in de Context van Vandaag

In toenemende mate worden mensen overspoeld met informatie waarvan ze niet altijd meer weten of die juist, volledig of waar is. Door teruglopende vaardigheden (lezen, schrijven, rekenen) heeft men ook meer tijd nodig om antwoorden te formuleren op vragen die dit soort complexe informatie oproept. Tegelijk vragen organisaties steeds meer van medewerkers: ze worden geacht proactief, innovatief en productief te zijn, terwijl ze ook nog kennis en ervaring moeten hebben. Veel mensen zijn vandaag de dag dan ook verander-moe. Ze hebben zich net verdiept in een nieuwe werkwijze (bv. SAFE Agile) of ze moeten alweer deskundig worden in DevOps. Combineer dat met generatieverschillen en elke verandering is complex.

Om de wereld van vandaag goed te kunnen adresseren is het daarom essentieel om werknemers te laten werken vanuit vertrouwen, betrokkenheid en ze uit te rusten met de juiste kennis en kunde. Ruimte om fouten te mogen maken moet er altijd zijn. Dat vraagt om management dat medewerkers weet te inspireren en medewerkers die bereid zijn zich aan te passen aan de nieuw gevraagde kennis en vaardigheden.

Casestudie 1: Serious Gaming voor het Vergroten van de Wendbaarheid

Achtergrond:

Werknemers meer klant- en resultaatgericht laten werken in een toekomstvast werkmodel. Dat was de opdracht waarmee een departement QA Consulting benaderde. De vraag ontstond in het licht van de toenemende digitalisering van de bedrijfsvoering, nieuwe big data vraagstukken en de behoefte van de klant om daar sneller en slagvaardiger in te opereren.

Uitdaging:

De organisatie stond voor uitdagingen op het gebied van communicatie, onderlinge samenwerking en behoud van bedrijfscultuur in een gedifferentieerd team.

Aanpak:

QA Consulting ontwikkelde een op maat gemaakt veranderprogramma, bestaande uit een combinatie van een nieuwe organisatiestructuur, competentieprofielen, veranderingsmanagementstrategieën en een spel (‘serious game’) om de medewerkers mee te nemen in de verandering. We werkten aan de hand van het ADKAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement). Daarmee ontstond binnen de organisatie het bewustzijn voor de noodzakelijke veranderingen, de wens om deze veranderingen te omarmen en om kennis over de nieuwe competenties te ontwikkelen. Een belangrijk nieuw onderdeel van onze aanpak was de ontwikkeling van een kaartspel. Daarmee konden werknemers in de huid van een ander kruipen en leren over welke competenties wanneer het beste kunnen worden ingezet. Voor het departement was dit een nieuwe wijze van veranderen, voor de medewerkers een kans om zich bewust te worden van de noodzaak tot veranderen.

Resultaat:

De organisatie zag een verbetering in werknemerstevredenheid, een toename van de samenwerking met gebruikers en een stap richting een nieuwe bedrijfscultuur.

Wat Heeft QA Consulting Geleerd?

Verandering is een complex proces. Veel mensen zijn moe van verandering of hebben moeite om nog te begrijpen waarom er weer veranderd moet worden. Serious gaming is een laagdrempelig middel om die weerstand te overwinnen en medewerkers op eigen kracht mee te nemen in de gevraagde veranderingen.

Standaard Werkwijze

De ervaringen van succesvolle, wendbare IT-organisaties laten zien dat er veel standaardisatie is in hoe mensen werken. Die standaardisatie wordt in veel gevallen door systemen ondersteund en afgedwongen. Zo wordt documentatie die in veel Agile organisaties ondermaats is, afgedwongen door de technologie. De taak is niet af als het niet goed gedocumenteerd is. Het Agile werken vraagt om een ijzeren discipline van alle deelnemers.

De wereld van vandaag kan binnen deze standaarden prima zelf door teams bestuurd worden. Voorwaarde is dat ze handelen binnen de prioriteiten (drie maanden vooruit) van de wereld van morgen. Inschattingen van werkzaamheden worden tweewekelijks geëvalueerd en er moet een cultuur zijn van transparantie. Dit houdt in dat medewerkers kunnen en durven laten zien wat er is gerealiseerd en zich kwetsbaar kunnen opstellen. Management moet hen daar de ruimte voor geven, Betrokkenheid van bestuurders (business, IT en Raad van Bestuur) is essentieel. Zo ging Ralph Hamers (voorheen ING) elk kwartaal op bezoek bij teams om met hen te praten over hun vragen en uitdagingen en het belang van wat ze opleverden.

De Werkgever van de Toekomst: Vrijheid in Verbondenheid

Bij QA Consulting geloven wij in het motto van vrijheid in verbondenheid. Dit betekent dat wij als werkgever meebewegen met onze medewerkers. Zo kreeg één van onze medewerkers recente een tijdelijke baan aangeboden in Canada bij een VN-organisatie. Veel werkgevers zijn geneigd om in zo’n geval medewerkers aan opzegtermijnen te houden en zo’n uitstap als een bedreiging te zien. Zo zien wij dat niet. Wij zagen het als een kans voor de medewerker om in een internationale omgeving nieuwe kennis op te doen. Wij hebben de opzegtermijnen daarom aangepast en aangegeven dat we graag gedurende de opdracht in Canada contact houden, waar nodig ondersteunen en de medewerker graag over een jaar terugzien. Dat is wat wij duurzaam verbonden beschouwen. Ook als de medewerkers na zo’n project een andere kant opgaan, behouden wij het contact.

De toekomst vraagt om een cultuur waar we ondanks het hybride werken met elkaar verbonden blijven, waar we kennis delen en kennis behouden binnen en buiten QA Consulting. En waar medewerkers de kansen krijgen die ze graag zien. Het betekent ook het loslaten van de gedachte dat medewerkers een groot deel (of hun gehele) loopbaan bij één werkgever werken. Loslaten van het proberen om één soort oplossing aan te bieden voor alle medewerkers en loslaten van oude patronen die wellicht altijd hebben gewerkt, maar om vernieuwing vragen. Het vraagt om een vernieuwde aanpak.

Vier de Successen van je Werknemers

De huidige arbeidsmarkt vraagt van werkgevers dat ze actief inzetten op het werven van nieuwe medewerkers, vooruitplannen middels strategische personeelsplanning en, misschien nog wel het meest belangrijk, er alles aan doen om medewerkers te behouden. Maar hoe doe je dat?

Het begint allemaal bij de onboarding van nieuwe medewerkers. Is er voldoende aandacht voor de start? Zijn collega’s zich ervan bewust dat er een nieuwe medewerker begint? Koppel een buddy aan de nieuwe medewerker zodat er een vast punt is waar vragen gesteld kunnen worden. Zorg voor een langere inwerkperiode en blijf investeren in gesprek over hoe de medewerker het ervaart.

Voor medewerkers die al wat langer bij de organisatie werken is het belangrijk dat ze kunnen blijven groeien. Zeker de generatie van mensen met ongeveer vijf tot zeven jaar werkervaring heeft daar behoefte aan, jezelf blijven verbeteren en ontwikkelen naar een hoger niveau. Goede mogelijkheden daarvoor zijn dus belangrijk. Zorg voor een opleidingsplan, toegang tot leerplatformen en regelmatige gesprekken met medewerkers over waar ze heen willen. Waardering en erkenning is daarbij ook belangrijk. Zorg dat je successen viert, complimenten geeft en transparant bent in waar nog verbetering zit. Ook dat is een vorm van waardering.

Verschillende Generaties op de Werkvloer

Medewerkerstevredenheid komt terug in diverse aspecten van het werk, waaronder werkomstandigheden, werk-privé balans, ontwikkelingsmogelijkheden, cultuur, autonomie en leiderschap. De diverse generaties die zich op de werkvloer bevinden maken het niet gemakkelijk om de medewerkerstevredenheid voor eenieder op pijl te houden. Waar een starter tegenwoordig meer geeft om werk-privé balans en ontwikkelingsmogelijkheden, is de al gevestigde werkgeneratie vaak meer gefocust op baanzekerheid en beloning.

Om aan te sluiten op die diversiteit in vraag is het belangrijk om als werkgever flexibel te zijn en een inclusieve benadering te kiezen. Voorbeelden hiervan zijn flexibele werkregelingen als hybride werken, zelf de keuze maken waar je de uren voor feestdagen voor inzet en meer flexibiliteit in werkuren. Daarnaast is het belangrijk dat je als organisatie zorgt dat je meegaat met de technologische veranderingen die er spelen. De jongere generatie vindt het niet meer dan normaal dat je dit als organisatie doet. Zij omarmen nieuwe technologieën zoals ChatGPT, UDIO en Pimeyes snel en begrijpen welke kansen deze bieden.

Belangst en verandermoeheid

Oudere generaties zijn vaak wat meer verandermoe. Bied daarom trainingen aan voor de oudere generaties zodat ook zij mee kunnen en investeer extra in het laten zien van het voordeel dat hiermee opgedaan kan worden. Qua communicatie is het belangrijk dat je bewustwording creëert onder alle medewerkers dat iedereen op een andere manier communiceert. Waar de jongere generaties liever via de mail of chat werkt, zal de oudere generatie persoonlijk contact als bellen of face-to-face overleg belangrijker vinden. Maak als werkgever alle vormen mogelijk, maar draag wel één lijn en visie uit waar je als organisatie voor staat. Wat wordt waarvoor gebruikt? Wat wordt er van medewerkers verwacht? En waar moet rekening mee gehouden worden?

Zet ook in op het belang van samenwerking. Creëer begrip door actief de verschillen (en uiteraard gelijkenissen) te laten zien. Het delen van kennis is cruciaal, zeker gezien de vergijzing. Organiseer sessies waar bijvoorbeeld verschillende teams met elkaar delen wat ze doen en hoe ze dat doen. Maak het mogelijk dat de verschillende delen in de organisatie elkaar opzoeken door bijvoorbeeld innovatieve lunchsessies waar mensen gezamenlijk brainstormen over een bepaald onderwerp. Mensen leren elkaar zo in de gehele organisatie kennen en zijn sneller geneigd om op elkaar af te stappen. Ook zullen ze bij elkaar sneller kennis kunnen ophalen.

Medewerkers als het nieuwe goud

Terwijl we de komende tien jaar ingaan, is het essentieel dat organisaties zich aanpassen aan de snel veranderende werkwereld. Om relevant en competitief te blijven, maar bovenal om hun medewerkers te behouden. Met de vergrijzing die inmiddels is begonnen zal de uitstroom groter zijn dan de instroom. Het antwoord is gelegen in anders omgaan met medewerkers. Organisaties moeten hen gaan zien als het nieuwe goud en de motor van de toekomst. Dat vraagt om buiten de gebaande paden denken.

1. Versnelde Adoptie van Hybride Werkmodellen:

Het vaste dienstverband is zeker voor starters nog het beste model, maar naarmate ze ouder worden is de behoefte aan flexibiliteit groter. Nieuwe hybride werkarrangementen zullen de standaard worden. Organisaties zullen niet alleen de locatie en werktijden moeten flexibiliseren, maar ook structuren moeten creëren die werknemers ondersteunen in een evenwichtige werk- en privé Dit vereist technologische oplossingen om connectiviteit en samenwerking te garanderen, ongeacht de fysieke locatie van werknemers. Noodzaak voor Levenslang Leren: Werkgevers moeten investeren in voortdurende opleiding en ontwikkelingsprogramma’s.

2. Levenslang leren en continue ontwikkeling:

De voortdurende evolutie van technologieën en bedrijfsmodellen vraagt om een cultuur waarin levenslang leren centraal staat. Werkgevers zullen moeten investeren in voortdurende opleidingen en ontwikkelingsprogramma’s die medewerkers up-to-date houden met de nieuwste vaardigheden.

3. Uitgebreidere focus op diversiteit en inclusie:

Diversiteit en inclusie van mensen van verschillende achtergronden en leeftijden zal steeds meer de norm worden. We zien al de eerste gepensioneerden die terugkeren naar de arbeidsmarkt en zelfs een nieuw beroep beginnen. Ook zal de diversiteit in achtergronden van werknemers, gevoed door demografische veranderingen, een grote impact hebben. Het managen van een dergelijk diverse workforce vereist beleid en leiderschap dat actief verschillende perspectieven en ervaringen bevordert. Dat zal leiden tot innovatievere oplossingen en een sterker bedrijf.

4. Het belang van welzijn en zingeving op de werkvloer:

Werknemers zoeken steeds vaker naar banen die niet alleen economische, maar ook persoonlijke voldoening bieden. Organisaties die een omgeving creëren waarin welzijn wordt bevorderd en waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen, zullen talent aantrekken en behouden. Dit omvat het bieden van ondersteuning voor mentale gezondheid, het erkennen van prestaties en het bevorderen van een cultuur waarin leren uit fouten wordt aangemoedigd in plaats van afgestraft.

Als QA Consulting geloven wij dat een toekomstgerichte aanpak organisaties kansen biedt. Kansen om personeel te behouden, te anticiperen op veranderingen en een werkomgeving te creëren die een positieve impact heeft op de medewerkers en voor meer verbinding zorgt.