Succesfactoren van een wendbare IT organisatie

Veel IT-organisaties hebben moeite met het vinden van een balans tussen het verbeteren van de wendbaarheid en de continuïteit van IT-dienstverlening. Deze insight is geschreven op basis van succesvolle ervaringen van andere organisaties zoals ING, Bol.com, Coolblue en Schuberg Philis, alsmede onze eigen ervaringen.

IT staat nooit stil en geen enkele organisatie kan nog goed functioneren zonder IT. In alle haarvaten van de organisatie tref je IT aan. Vanuit zowel de overheid, de klanten als vanuit de technologie is er sprake van een continue stroom aan nieuwe behoeftes, wetten en regels en nieuwe technologieën die ingevoerd moeten worden.

Vooruitkijken is lastig. We leven in een wereld die erg volatiel, onzeker, complex en ambigu is (VUCA). Een wendbare IT organisatie moet hier op kunnen inspelen, terwijl er tegelijk een noodzaak is voor continuïteit en voorspelbaarheid van de dienstverlening.

Om de wendbaarheid te duiden moet een onderscheid gemaakt worden in:

  1. De wereld van overmorgen (een tijdshorizon van ca. 3 jaar vooruit)
    De wereld van overmorgen gaat over aankomende nieuwe wet- en regelgeving, invoering van nieuwe technologieën en life cycle management (applicatie en infrastructuur).
  2. De wereld van morgen (een tijdshorizon van 12 maanden)
    De wereld van morgen gaat over wat we al met zekerheid weten op het gebied van wet- en regelgeving, actuele maatschappelijke thema’s en verouderde technologie en oplossingen. Het legt verbinding tussen de wereld van overmorgen en van vandaag door deze op te knippen en te vertalen naar geprioriteerde projecten.
  3. De wereld van vandaag (van nu tot 3 maanden vooruit)
    Op basis van de gestelde prioriteiten vertalen de teams de werkzaamheden in deliverables (DoD) die met een vaste frequentie van 2 weken worden opgeleverd. In kleine incrementen (EPICS, Features en Sprints) wordt in 3 maanden opgeleverd en geïmplementeerd wat er volgens de DoD opgeleverd moet worden. Inschattingen op basis van storypoints.
  4. De wereld van gisteren en vandaag (uren tot een paar dagen).
    De wereld van vandaag draait om continuïteit en transparantie. Middels probleem analyses wordt input gegeven aan de wereld van vandaag en morgen.

Hieronder werken we de 6 belangrijkste succesfactoren om een wendbare IT organisatie te worden verder uit.

Succesfactor 1: Centraal staat de inbedding van IT in de business

Alle succesvolle wendbare IT organisaties hebben een inbedding van IT in hun primaire proces. Kennis over digitalisering is ruimschoots aanwezig bij betrokken business partners. Dan gaat het om kennis van strategie tot digitale processen. De IT wereld van morgen en overmorgen is onlosmakelijk verbonden met de wereld van gisteren en vandaag.

Verschillende processen leggen de verbinding op het niveau van plannen, veiligstellen en monitoren. KPI’s worden zowel van de wereld van overmorgen naar de wereld van gisteren en vandaag doorgegeven, als andersom.

Zo heeft het percentage transform (het implementeren van nieuwe nieuwe digitale bedrijfsprocessen) een invloed op het absorptie en realisatievermogen, heeft capaciteitsmanagement een grote invloed op de voortbrenging en dienstverlening en beïnvloedt de kwaliteit van de dienstverlening de wereld van vandaag en morgen middels incident en problem management.

Succesfactor 2: De menselijke vaardigheden

Om de wereld van vandaag goed te kunnen adresseren is het essentieel om de mensen te laten werken vanuit vertrouwen, betrokkenheid en ze te equiperen met de juiste kennis en kunde. Dat vraagt om medewerkers die zich aanpassen aan de nieuw gevraagde kennis en vaardigheden. Op dit moment veranderen veel kennisgebieden op het gebied van IT structureel als gevolg van kunstmatige intelligentie (A.I.). Het begrijpen welke rol A.I. kan spelen in de wendbaarheid, productiviteit en slagkracht van mensen is dan ook essentieel. Dan gaat het niet alleen om het maken van requirements, epics en realiseren van code, maar ook om vraagstukken als kennisborging, samenhang en leggen van verbanden tussen systemen.

Succesfactor 3: Een Standaard werkwijze

De ervaringen van succesvolle wendbare IT organisaties is dat er een door systemen afgedwongen werkwijze is. Documentatie die in veel Agile organisaties ondermaats is, wordt daar afgedwongen door de technologie. De taak is niet af als het niet goed gedocumenteerd is. Die systemen zijn gekoppeld aan OBEYA dashboards waar de informatie samen komt. Het Agile werken vraagt om een ijzeren discipline van alle deelnemers.

Succesfactor 4: Zelfsturende teams

De wereld van vandaag kan prima zelf door teams bestuurd worden. Voorwaarde is dat ze handelen binnen de prioriteiten (3 maanden vooruit) van de wereld van morgen. Inschattingen van werkzaamheden worden 2 wekelijks geëvalueerd en er moet een cultuur zijn van transparantie. Dit houdt in dat medewerkers kunnen en durven te laten zien wat er is gerealiseerd en zich kwetsbaar kunnen opstellen. Management moet hen daar de ruimte voor geven, Betrokkenheid van bestuurders (business, IT en Raad van Bestuur) is essentieel. Zo ging Ralph Hamers (voorheen ING) elk kwartaal op bezoek bij teams om met hen te praten over hun vragen en uitdagingen en het belang van wat ze opleverden.

Succesfactor 5: Dedicated teams

Wat we van succesvolle teams kunnen leren is dat zij de klant goed kennen en tegelijk zeer efficiënt werken. Customer Intimacy bereik je met dedicated teams die een langere periode in een domein werken. Operational Excellence bereik je vooral door transparant te zijn en over grenzen heen te kijken. Dedicated teams moeten dan ook een aantal jaren (max 4 jaar) in een domein kunnen werken, Doorstroom is onderdeel van de doorontwikkeling van de medewerker en van het team.

Succesfactor 6: Een lerende cultuur

Een cultuur van mogen falen, ruimte om te leren en het waarderen van medewerkers is het succes van de grote organisaties. Succes ontstaat als gevolg van de toewijding en betrokkenheid van het personeel. Het motto daarbij is ‘Beloof minder, doe meer’ in plaats van vage beloftes over iets dat al dan niet af is. Het concreet en tastbaar sturen op team en organisatieresultaat vergroot de geloofwaardigheid en maakt het verantwoorden waarom er steeds meer geld naar IT moet begrijpelijk. Zorgen dat bestuurders en externe stakeholders begrijpen wat er voor het geld geleverd is, dat het marktconform en efficiënt is en wat de toegevoegde waarde is geweest.

Geïnteresseerd?

Neem contact op en we bekijken wat we voor u kunnen betekenen.